Come può il sindacato contribuire all’incremento di produttività necessario ad ampliare le opportunità di lavoro?

Tra le tante cose che può fare, una è quella di aiutare le persone a formarsi ed aggiornarsi per poter lavorare meglio.

Proviamo quindi a capire quali opportunità ci offrono, gratuitamente, internet e le moderne tecnologie.

Sommario

• Cos’è un account?
• Utilizzare i servizi (Contatti, Calendar, Gmail, ecc.)
• Condividere la posizione
• I servizi cloud (Google Drive, Apple Drive, One Drive, DropBox, ecc.)
• Lavorare in gruppo
• Applicazioni di terze parti che utilizzano gli account
• Servizi di pagamento
• Conclusioni

Cos’è un account?

Iniziamo cercando di capire come sono organizzati i servizi on line con un esempio.

Google offre numerosi servizi.

Il più famoso è il motore di ricerca http://www.google.it, che consente, digitando una o più parole, di cercare in tutta la rete informazioni. Ma ad oggi Google offre molto di più:

• Gmail: servizio mail con dominio @gmail.com
• Maps: famoso servizio di mappatura dell’interno globo, oggi arricchito da un potente servizio di navigazione
• YouTube: servizio di diffusione video grazie al quale chiunque può caricare in rete video facilmente visionabili da altri utenti
• Traduttore: utilissimo servizio in grado di tradurre da tantissime lingue;
• Calendar: servizio di gestione degli appuntamenti tramite la creazione di uno o più calendari (lavoro, personale, ecc.);
• Drive: servizio cloud (nuvola) che consente di memorizzare i propri file (documenti, immagini, video, banche dati, ecc.) su un server on line (un computer fisico posizionato da qualche parte), accessibile in ogni momento da qualunque dispositivo connesso ad internet;
• Documenti: l’equivalente di Word di Microsoft Office, con una peculiarità: si tratta di un editor che lavora on line, salvando ogni modifica in tempo reale e consentendo quindi, appoggiandosi sul servizio cloud (Drive), di lavorare su un documento in contemporanea;
• Earth: servizio basato su Maps, che consente tra le altre cose una navigazione più volta alla conoscenza “turistica” dei posti (bellissima la possibilità di sorvolare liberamente alcune tra le più belle città tramite una visione 3D);
• Contatti: servizio di gestione dei contatti dell’utente, che consente di memorizzare recapiti telefonici, mail, indirizzi, informazioni personali, ecc.;
• Libri: servizio che consente la lettura di Ebook (libri in formato digitale);
• … e molti altri servizi più specifici

Entrando in www.google.it vediamo in alto a destra un quadrato composto da nove quadratini più piccoli ordinati in tre righe per tre colonne: cliccandolo, possiamo visionare i vari servizi attivati da Google (Foto 1).

Come si possono utilizzare al meglio tutti questi servizi?

Google, come ogni altra azienda che offre molteplici servizi on line, ha bisogno di sapere chi sta utilizzando i suoi servizi per più motivi:

1. poter fare interagire i servizi tra loro (i dati delle persone che conosciamo memorizzati in Contatti possono essere utilizzati da Gmail, così come da Maps nel caso in cui abbiamo registrato anche gli indirizzi dei nostri contatti; i dati contenuti in Drive sono accessibili a Documenti, così come a Gmail, ecc.);
2. poter utilizzare i servizi da diversi dispositivi (PC, tablet, smartphone, ecc.), riprendendo il lavoro da dove si è interrotto (come nel caso di Documenti);
3. associare i servizi ad un singolo utente, in modo da poterli personalizzare, tenendo conto delle preferenze personali che i vari servizi raccolgono, così come della posizione in cui si trova l’utente.

Per fare questo, Google prevede che ogni utente crei un proprio Account univoco (il nome utente sarà l’indirizzo @gmail associato: ogni indirizzo viene associato ad un solo utente). Per garantire l’identificazione dell’utente, al nome utente è associata una password (scelta liberamente). Per completezza d’informazione, se segnala che un singolo utente può anche creare più account (ad esempio uno personale tipo nomecognome@gmail.com ed uno per il lavoro tipo lavoro@gmail.com): sarà in seguito possibile scegliere di volta in volta con quale account utilizzare i vari servizi.

La prima operazione per utilizzare i servizi Google, quindi, è la creazione di un Account.

Qui, se ancora non hai un Account Google, le istruzioni ufficiali Google per la creazione di un account: https://support.google.com/mail/answer/56256?hl=it

Lo stesso sistema è utilizzato pressoché da chiunque offra servizi on line. Abbiamo così la possibilità di avere numerosi account, come ad esempio Account:

• Microsoft
• Sony
• Samsung
• Amazon
• Huaweii
• Apple
• Dropbox
• Libero
• Vodafone
• Evernote
• Spotify
• ecc.

Utilizzare i servizi

Ora non resta che decidere quali servizi utilizzare e come.

In realtà non è una scelta semplice. Molto dipende da quali dispositivi abbiamo deciso di utilizzare.

Abbiamo un iPhone, un iPad o un Mac? Dobbiamo avere un Account Apple. Abbiamo uno smartphone Android? Dobbiamo avere un Account del produttore del cellulare (es. Samsung). Abbiamo un PC con sistema operativo Windows 10? Ci serve un Account Microsoft.

A questi account possiamo poi decidere di associare altri servizi di diversi gestori, come ad esempio Google, Microsoft, Libero, ecc.

Un consiglio? Google offre servizi facilmente utilizzabili in tutti i dispositivi, per cui può essere utile utilizzare, quando possibile, i servizi Google.

Ad esempio, abbiamo acquistato un nuovo cellulare e dobbiamo trasferire i contatti che abbiamo sul vecchio smartphone? Se avessimo attivato l’account Google sul vecchio dispositivo basterebbero pochi secondi per questa operazione (basta ripristinare l’Account sul nuovo cellulare che, in automatico, scarica i dati presenti nel cloud, ossia nel server di cui abbiamo parlato prima, che tiene traccia di ogni modifica fatta su qualunque dispositivo abbiamo collegato ai servizi cloud. Se invece abbiamo utilizzato il servizio del produttore (Samsung, Apple, Huaweii, ecc.) probabilmente le cose diventerebbero ben più complicate qualora si fosse deciso di cambiare marca.

Come funziona? É semplice.

Ad esempio, ipotizzando di iniziare ad utilizzare da zero queste tecnologie: creiamo l’Account Google e lo colleghiamo al nostro smartphone, indicando che ogni nuovo contatto andrà memorizzato nell’Account Google. Ogni volta che inseriamo un nuovo contatto, lo stesso viene non solo memorizzato nel cellulare ma anche sincronizzato, via internet, con la banca dati dei Contatti presente sul server Google. Per ogni modifica che avviene sul cellulare, il server viene sincronizzato (la banca dati contenente le informazioni dei contatti presente sul cellulare sarà sempre uguale a quella contenuta nel server cloud). Ma se abbiamo sempre una copia aggiornata della banca dati accessibile on line, possiamo utilizzare questa banca dati anche da altri dispositivi. Ed infatti possiamo collegare il nostro Account Google anche al PC (basta accedere al sito http://www.google.it e, cliccando in alto a destra, aggiungere un account) ed aprire il servizio Contatti per poter visualizzare e modificare tutte le informazioni inserite dal cellulare. Ogni modifica fatta da PC si ripercuote sul server e, di conseguenza, sullo smartphone: per intenderci, se io creo un contatto sul cellulare, posso poi modificarlo sul PC ed in automatico, nel giro di qualche secondo (se si è collegati alla rete), la modifica si ripercuote su tutti i dispositivi collegati.

Ma c’è di più: sullo smartphone posso collegare più Account Google (ad esempio, quello personale e quello lavorativo). Significa che quando inserisco un nuovo contatto posso decidere se memorizzarlo sull’account personale o su quello lavorativo. Posso anche decidere di visualizzare sul telefono solo i contatti personali o solo quelli di lavoro (decidendo per ogni account collegato al cellulare quali servizi attivare e quali no).

Google fornisce anche un’App che si può installare sul cellulare per gestire le banche dati contenenti le informazioni di contatto: non è però indispensabile che si utilizzi l’App Contatti di Google, visto che le applicazioni fornite dai produttori sono in grado di collegarsi ai servizi (alle banche dati) di Google tramite l’Account Google.

Funzionano allo stesso modo i servizi Calendario e, in parte, Gmail.

Una volta collegato l’Account Google al cellulare, si può decidere di attivare anche il servizio Calendario (gli appuntamenti memorizzati tramite Google verranno automaticamente visualizzati dall’applicazione fornita dal produttore del cellulare per la gestione del calendario). Il servizio Calendario consente la creazione di più calendari (quando si crea un appuntamento va deciso in quale calendario memorizzarlo): si può avere, ad esempio, un calendario Personale, uno Lavoro, uno Famiglia, ecc. In ogni momento si può selezionare, con facilità, quali calendari visualizzare e quali no.

Anche in questo caso, gli appuntamenti inseriti da cellulare su uno dei calendari associati all’Account Google vengono sincronizzati col server e sono quindi accessibili da ogni dispositivo.

Anche per le mail il sistema è analogo.
ATTENZIONE: quando si collega un Account Google ad un PC, accedendo con nome utente e password, l’account può rimanere memorizzato. Ricordarsi sempre di uscire dall’account (basta entrare nella pagina www.google.it, cliccare sull’immagine in alto a destra, quindi sul pulsante Esci) e di rimuoverlo (provando ad accedere di nuovo viene visualizzato l’elenco degli account collegati: cliccare su Rimuovi account, scegliendo il proprio).

Condividere la posizione

Google prevede anche la possibilità di tenere costantemente traccia della propria posizione. Per farlo si appoggia sui dispositivi con GPS collegati all’Account Google. In pratica, quando collego un dispositivo (ad esempio uno smartphone) all’Account Google, Google può accedere, se autorizzato, alla posizione di quel dispositivo, memorizzarla e metterla a disposizione degli altri dispositivi ai quali è collegato: se ho scelto che la mia posizione corrisponde alla posizione di quel dispositivo, per Google io sono nel posto in cui si trova il mio smartphone. Questo consente, ad esempio, a PC che non hanno GPS di conoscere la posizione dell’utente qualora collegati al mio Account Google: se l’Account Google è collegato al mio smartphone, la posizione rilevata dal cellulare è comunicata al server, che può comunicarla a tutti i dispositivi collegati, tra i quali il mio PC. Per questo possiamo vedere la nostra posizione indicata sul sito Maps anche se accediamo tramite un PC che non ha GPS. Tutti questi scambi di informazioni tra i diversi dispositivi, ovviamente, vanno autorizzati la prima volta dall’utente, che in ogni momento può decidere con relativa semplicità di interromperli.
ATTENZIONE: quando si collega un Account Google al proprio smartphone, chiunque possa accedere al nostro account o ad un dispositivo nel quale l’account è collegato può conoscere in tempo reale la nostra posizione.

I servizi cloud (Google Drive, Apple Drive, One Drive, DropBox, ecc.)

Un discorso a parte meritano i servizi cloud, che offrono veri e propri spazi di archiviazione dei file.

Lo sviluppo di internet ma, soprattutto, di tecnologie che consentono lo scambio in tempi rapidi di enormi quantità di informazioni e la creazione di dispositivi di memorizzazione a basso costo, ha consentito la creazione di nuovi servizi di archiviazione on line dei dati.

Come funziona? Facciamo un esempio.

Creo un documento e lo salvo nell’hard disk del computer (un dispositivo fisico contenuto nel PC). Se mi limito a questo, nel caso in cui l’hard disk di danneggi avrò perso per sempre il documento.

Come si può limitare questo rischio?

Per diverso tempo si è intervenuti facendo soltanto periodicamente un backup (copia) dei documenti su un secondo hard disk o su un CD o su un dispositivo di memorizzazione esterno.

Poi, col tempo, sono nati servizi che effettuavano automaticamente la sincronizzazione dei file presenti sul PC con un altro dispositivo collegato (se se ne rompeva uno, si aveva l’altra copia).

L’evoluzione tecnologica, come detto, ha consentito, negli ultimi anni, un passo ulteriore: collegare on line il contenuto del PC (o, meglio, di una cartella del PC e delle sue sottocartelle) ad uno spazio reso disponibile su un server collocato in giro per il mondo.

Ad esempio, Google mette a disposizione gratuitamente 15 Gb (1 Gb corrisponde all’incirca a 1 miliardo di byte, con il byte che può essere considerato in prima approssimazione come un carattere… Mb corrisponde a circa 1 milione di byte, Kb a circa 1.000 byte; in pratica la Divina Commedia, che conta circa 500 mila caratteri, inclusi spazi e punteggiatura, occuperebbe 500 Kb, ossia 0,5 Mb. In uno spazio di 1 Gb possiamo memorizzare – senza utilizzare algoritmi di compressione delle informazioni, circa 2.000 testi della lunghezza alla Divina Commedia; Google mette a disposizione gratuitamente uno spazio che conterrebbe 30.000 testi di questa lunghezza).

Installando l’apposita applicazione sul PC (https://www.google.com/intl/it_ALL/drive/download/) è possibile collegare una cartella del PC (“Google Drive”) allo spazio di 15 Gb messo a disposizione da Google on line sui propri server. Ogni file salvato o modificato all’interno di questa cartella verrà automaticamente sincronizzato sul server. Se cancello un file da questa cartella, potrò decidere di cancellarlo anche sul server.

Cosa significa questo? Che tutto ciò che memorizziamo all’interno della cartella “Google Drive” nel PC diventa accessibile, tramite la sincronizzazione col server, da qualunque dispositivo collegato in rete. Possiamo infatti accedere al server da un altro PC, accedendo col nostro Account Google e scegliendo il servizio Drive dalla pagina http://www.google.it (come visto sopra). Ma possiamo anche installare l’App Drive di Google sul nostro smartphone: aprendola, si accede ai file presenti sul server, che possono essere aperti, modificati, cancellati; ovviamente si possono memorizzare nel Drive anche file presenti o aperti sullo smartphone: automaticamente verranno sincronizzati sul server Google e, quindi, su tutti i dispositivi collegati (compreso il PC: vedremo apparire automaticamente il file nella cartella “Google Drive” appena completata la sincronizzazione).

Un servizio analogo è offerto, tra gli altri, dalla Microsoft tramite OneDrive e da DropBox.

Lavorare in gruppo

La cosa interessante dei servizi cloud è che consentono la condivisione con altri utenti di singoli file o di intere cartelle. Cosa significa?

Ipotizziamo che Paolo Rossi abbia un Account Google paolorossi***@gmail.com. Ha installato sul PC l’applicazione Drive di Google ed ha quindi la cartella “Google Drive” collegata al suo spazio riservato sul server cloud. Ha creato dentro la cartella “Google Drive” la sottocartella “Associazione”, dove salva i documenti creati per un’associazione alla quale è iscritto.

Marco Bianchi, iscritto alla stessa associazione, ha a sua volta un Account Google marcobianchi***@gmail.com, ha installato l’applicazione ed ha la cartella “Google Drive” attiva sul suo PC, collegata al suo spazio riservato sul server cloud. Debbono lavorare insieme sugli stessi documenti.

Paolo Rossi può condividere la cartella “Associazione” consentendo l’accesso anche a Marco Bianchi (al suo Account Google). Una volta autorizzata ed accettata la condivisione, Marco Bianchi vedrà la cartella “Associazione” anche all’interno della sua cartella “Google Drive” sul suo PC. Ogni modifica che farà Bianchi verrà sincronizzata sul server e, a sua volta, sul PC di Rossi e viceversa.

Addirittura le applicazioni di automazione d’ufficio (Documenti, Fogli, Presentazioni) consentono di lavorare in contemporanea sugli stessi documenti: ogni modifica viene immediatamente salvata e sincronizzata, per cui appare quasi in tempo reale sul PC di chiunque stia lavorando sul file.

Applicazioni di terze parti che utilizzano gli account

Vi sarà capitato, forse, di entrare in dei siti che, per registrarvi come utenti, hanno chiesto di accedere tramite l’Account Google o Facebook. Ebbene, anziché reinserire tutte le proprie informazioni personali ogni volta che ci si deve registrare su altri siti o a servizi di altri gestori, Google è in grado, previa esplicita autorizzazione dell’utente, di fornire le sue informazioni ad altre aziende.

Come avviene? Quando un’azienda ha bisogno della registrazione degli utenti ai propri servizi (es. siti di commercio on line) può prevedere o l’inserimento diretto da parte dell’utente di tutti i dati necessari, utilizzando anche sistemi di verifica dell’identità, oppure può proporre all’utente la registrazione tramite Google. Se l’utente sceglie quest’ultima possibilità, l’azienda chiede a Google l’accesso ai dati dei suoi utenti; la palla passa a Google che, una volta verificata l’identità dell’utente tramite l’inserimento del nome utente e password (cosa che dà anche l’autorizzazione alla diffusione dei dati in possesso di Google), fornisce i dati in suo possesso necessari per la registrazione.

Servizi di pagamento

I gestori di servizi, di norma, chiedono anche di collegare dei mezzi di pagamento (di solito carta di credito; a volte PayPal o conto corrente): una volta collegato il mezzo di pagamento sarà possibile effettuare acquisti con estrema semplicità, senza dovere ogni volta reinserire i dati (della carta di credito o del conto corrente).

Recentemente i servizi di pagamento si sono notevolmente ampliati: Google Pay, Apple Pay, Samsung Pay sono servizi che consentono di effettuare pagamenti negli esercizi commerciali (e non solo) tramite la tecnologia conctactless.

Il servizio viene collegato alla carta di credito dell’utente, sulla quale verrà addebitata la spesa.

Conclusioni

Speriamo di aver fornito una panoramica generale ma comunque utile a comprendere le potenzialità delle nuove tecnologie. In internet si trovano un’infinità di video e guide per l’attivazione degli account e per la gestione dei singoli servizi. Siamo però certi che, una volta compreso il funzionamento di base di questi servizi, sarà più semplice sfruttarli al meglio, a seconda delle proprie necessità.

UILFPL Perugia Umbria